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作者简介：覃雪（1987年7月），女，苗族，本科，籍贯：湖南花垣县，主要从事办公室管理方面工作。

摘要：企事业办公室内务工作中存在较多的挑战，因此，在日常工作中需要应用精细化理念，全面提升工作质量。为了提升办公室内务工作水平，本文主要对精细化管理在办公室内务工作中的应用进行研究，文中先分析了办公室内务管理中应用精细化管理的重要性和办公室内务工作的特点，之后分析了存在的问题，并且提出了有效的措施，包括业务流程化；队伍专业化；管理制度化；文化精细化；考核常态化，希望可以为有关人员提供参考。

关键词：精细化管理；办公室；内务工作

办公室是企事业单位不可缺少的一部分，象征着企事业单位的形象，是对外服务、工作运转的轴心。作为对内管理工作的重要机构，具有较多的工作内容，根据现行办公室岗位职责划分有以下八类。第一是协助公司领导对各部门工作进行综合协调；第二是负责各类会议的安排和决议事项的督办，组织重要会议及重大活动；第三承办公文转运、信息、保密、纪要、印签、负责文书、工程、合同审阅、档案整理和保管、利用以及综合性资料的管理工作；第四负责治安保卫的管理工作；第五负责水电、基建、绿化工作；第六负责人事以及辅助协调其他部门的管理工作；第七负责公司后勤服务、接待、环境绿化和办公用品管理；第八负责完成上级行政只能部门和本级领导交办的工作事项等。办公室可以说发挥着协调和枢纽作用，为领导的决策提供帮助，是内部上下联系的纽带。随着精细化管理理念的产生，加上企事业改革日益深化，办公室面临一些新的挑战及任务，应该在内务工作中渗透精细化管理，发挥其优势，提升办公室内务工作水平。

1、办公室内务管理中应用精细化管理的重要性

首先，办公室内务管理工作具有重要的作用，直接关系到领导决策的制定以及落实。高效的办公室管理工作，能够促进各个部门之间的协同合作，及时有效的沟通信息，实现所有部门的有效配合。将精细化管理应用到办公室工作中，能够提升决策的科学性以及即时性，这有利于提升企业的竞争优势，加强其整体实力。其次，通过实施精细化管理，能够清楚的规定办公室岗位职责，对各部门工作交接进行有效的协调，让所有工作人员都能够认真的履行自己的职责，避免工作中相互干扰，促进办公室内务工作的优化升级[1]。最后，有利于建立和谐的企事业文化。工作人员管理也是精细化管理中的构成部分，该管理方式的运用能够确保岗位工作的公平性，防止产生冲突以及纠纷，有利于建立和谐的人际关系，在建设良好管理文化的基础上，不断提升管理工作的水平以及精准性。

1、办公室内务工作特点

其具有一些显著的特点（如图1所示），决定了需要在工作中采取精细化管理模式，从而提升工作的高效性。

第一，琐碎性。这项工作具有较强的综合性，包含很多内容，且工作内容琐碎。办公时的工作任务较多，如会议筹备、信息报送、公文流转、商务车辆调派、档案管理、接待安排、督查督办、材料撰写、信访维稳、对外联络、印章管理、信息派送等等，工作的复杂性较强，虽然是一些日常工作，然而责任重大，需要仔细的处理。若是处理不当，可能会引发一些后果，影响相关工作的开展[2]。

第二，突发性。这项工作具有较强的被动性，没有规律能够遵循，这是因为工作中存在很多不确定性因素，经常要处理临时以及突发性事务。因此，办公室人员需要具备良好的应对能力，遇到事情保持理性，客观、有效的解决问题，仔细地做好本职工作，灵活的开展工作，明确事情的轻重缓急，有针对性地落实工作，从而确保内务工作效果。

第三，服务性。办公室内务工作本质上属于服务工作，为各单位、部门、领导者、职工提供服务。首先，为领导者提供服务。即为领导人员提供有价值的决策依据，对于领导的决策，需要及时的向下传达，同时要反映职工的问题，出谋划策。其次，为各单位及部门提供服务。即沟通和协调，特别是如果某项工作需要多个部门合作，办公室需要发挥纽带作用，积极地进行协调，促进工作的顺利开展。最后，为职工服务。即落实好职工利益有关的服务工作，提升职工的满意度，促使其全身心的投入到相关工作中。

第四，参谋性。为领导的决策提供依据的是办公室的职能之一，办公室提供的参谋意见，会影响工作安排以及开展，这就要求在提供意见前需要加强调研，确保信息的可靠性和真实性，从而提升领导决策的合理性和科学性。为了掌握可靠的信息，需要从细节处入手[3]。

2、办公室管理工作中的问题

第一，认知不足。精细化管理在办公室工作中的应用具有积极影响，同时也是工作的发展趋势，然而精细化管理理念并未得到全面的落实，这是因为办公室人员对其缺乏全面、正确的认知，限制了该理念的推行。办公室工作人员需要树立细节决定工作的意识，在工作中尤其要重视细节，进而提升工作的效果，把重视细节当作职业道德的标准，提升自己的责任意识。然而实际情况是，很多人员缺乏较强的服务意识，在工作中不关注细节，不利于办公质量。

第二，办公室工作人员素质水平有待提高。办公室内务工作对工作人员的综合能力提出了较高的要求，除了要具备专业理论知识之外，还要掌握相关的业务技能，如技术、生产经营安全等，同时还要具备较强的责任心和担当精神、较强的沟通和表达能力、良好的写作能力。然而一些企事业并未认识到办公室工作的重要意义，使得对办公室工作人员的要求不高，导致部分人员素质水平有限，在工作中出现工作拖拉、不积极等问题，影响了办公室工作的效率。办公室可以展示企事业的形象，如果办公室工作人员有这样的表现，会影响到其他办公室，限制工作效率[4]。

第三，管理制度不足。办公室工作内容比较复杂，责任较大，且容易出现一些突发性问题，要求办公室工作人员可以及时有效的应对，这就需要办公室运行有效的管理制度。然而在办公室工作中普遍存在无序、整天瞎忙的情况，特别是缺乏有效的管理制度，出现突发状况后，人员很难有效的应对，影响了办公室工作的有序性。

3、精细化管理在办公室内务工作中的应用策略

虽然办公室内务管理工作水平得到了提升，然而依然存在较多的问题。主要停留在粗放式管理阶段，无法适应工作发展要求，这就需要对内务工作进行改革和创新。结合工作的特点，为了适用工作发展要求，需要对已有的管理模式进行改变，采取有效的措施，落实精细化管理。

3.1业务流程化

这项工作的任务繁重，为了提升管理工作的高效化和精细化水平，需要结合具体的业务服务对象、侧重点和内容，合理的分类，编制工作标准，清楚办理环节、编制有关的规范、明确工作人员的分工，实施业务流程，做到任务到岗，责任到人，促进工作的有序开展，提升相关工作间的衔接性。信息报送工作属于内务工作中的构成部分，应该清楚工作环节和方法，包括约稿、拟写、初审、复审、签发、存档及反馈等，构建有关的制度，如约稿、审核、考核及存档制度等，确保相关人员依据规范及流程办事，避免产生重复办事等问题，各自落实好本职工作，积极的配合，促进办公室的高效运行，提升内务工作的水平，优化服务质量[5]。

3.2队伍专业化

工作人员的业务能力和素质水平，关系到工作开展效率和质量。在办公室内务工作中应用精细化管理模式，需要注重办公室工作人员培养，定期组织培训、调研活动（如图2所示），采取多元化的培训形式，持续提升其综合素质，如综合分析、文字表达、办公自动化、洞察、组织协调能力、奉献精神等，促使工作人员形成正确的工作态度，丰富理论知识储备，从而加强其执行力，引导其提升责任感，高效的落实好本职工作。第一，办公室人员需要提升自己的责任意识，立足于全局把控工作，在工作开始前就需要进行规划和思考，工作之后积极的进行总结，具备较强的责任意识，针对自身职责范围内的工作内容要做到精益求精，同时还要关注职责之外的工作，确保相关工作的有效落实，尽可能的避免工作中产生失误和错误。第二，人员要提升细节意识。人员在工作中应依据既定的工作流程开展，重视细节内容，合理的安排会议，尽量将文字工作做成美文，在工作中体现出细节的处理，从而提升工作的有序性和有效性。

3.3管理制度化

为了促进工作的高效开展，应该做到软硬兼施。首先，单位应该从制度体制方面着手，制定严格的管理制度和健全的督察体制，为工作的开展提供依据和约束，从而提升工作的高效性及有效性。在工作实践中，办公室应该结合相关业务工作，分别构建有效的制度体系，如公务接待、档案建设、公文收发、用章管理和信息宣传等，全面的督查落实情况，充分发挥出制度的保障作用，规范的管事、管人，促进工作的有序开展，提升精细化水平[6]。

3.4文化精细化

工作环境及氛围，会影响工作的效率和效果，为了促进办公室内务管理工作的有效开展，企事业应该创设良好的文化氛围，提升工作的主动性，将精细化变成一种规范、制度，形成习惯和文化，加深印象，并且体现到行动上。比如在办文中，需要注重错别字、格式、装订、标点符号，确保没有问题；在组织办理会议时，需要注重会议申请、通知、会场布置和座位安排等等。只有在工作中以精细化为引导，树立精益求精的理念，提前制定工作计划，在实践中把好关，结束后及时的总结经验教训，把握好细节，才能高质量的完成工作。

3.5考核常态化

通过制定和完善有关制度，能够为工作的规范开展提供保障，用文化提升动力，通过明确流程，提升工作效率，纪律可以提升人员执行力，落实好办公室内务工作。除了这些之外，还要注重督查和考核机制的构建。每个部门和岗位的工作内容、责任、要求存在差异，办公室需要树立奖优、罚劣、治庸的目标，对考核制度进行优化和健全，加强工作业绩考评，全面落实奖惩制度，强化纪律教育，将考核作为一向常态化工作，全面监督过程，严格的实施管理，提升精细化水平，将制度与岗位建设进行融合，优化服务质量。具体来说，为了提升办公室内务管理的精细化以及规范化水平，需要对所有岗位、责任以及态度进行精细化，所有人员均要清楚自身职责，树立正确的工作态度，认真、积极的完成自己的工作。只是单一的要求事事做到精细化还不够，还需要具备量化型的奖惩考评体系，让职工的工作质量分出好、差，先进和落后，这样才能调动员工的积极性，提升其责任意识，促进精细化的有序开展，避免出现表面精细化问题。因此，需要结合每个岗位的情况，清楚的规定职责内容和标准，以此作为办公室人员的考评依据，促使其提升工作的效率和效果，提升办公室人员的工作积极性，促进精细化管理的有效落实。

结语：

综上所述，精细化管理属于先进的管理理念，为了提升办公室内务工作水平，需要改变以往的管理模式，应用精细化管理理念，从不同的方面着手，包括办公室队伍、考核、管理制度、业务流程、文化等，改变粗放式的管理，形成精细化管理模式，重视和把握好细节，进而提升服务质量，促进办公室内务工作的有序开展。

参考文献：

[1]许研.浅议精细化管理在办公室内务工作中的应用[J].现代经济信息，2019（20）：111.

[2]李康.精细化管理在煤矿企业办公室工作中的应用对策[J].办公室业务，2018（14）：14-15.

[3]方敏.浅议精细化管理在办公室内务工作中的应用[J].办公室业务，2018（06）：12+14.

[4]向岚.探讨精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].中国管理信息化，2017，20（22）：113-114.

[5]姚霞.论精细化管理在企事业办公室内务工作中的运用[J].经贸实践，2016（19）：114.

[6]范润君.精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].管理观察，2015（13）：82-84.