摘要：在数字化转型加速推进的背景下，采购、资产与财务管理一体化应用成为优化资源配置、提升管理效能的关键路径。本文基于高校采资财一体化实践困境，提出业务流程融合、信息化系统集成联动的协同融合路径。通过跨系统数据共享、优化资产全生命周期业务流程、强化采购需求－预算控制－资产建账闭环管控，可显著提高资产使用效率、降低资产重复采购率。

关键词：采资财一体化；协同融合；数字赋能；系统集成

随着高校规模扩大和经费来源多元化，资产呈现“海量化、多校区流动、技术参数复杂”的特点，资产管理复杂性日益增长。采购、资产和财务管理长期存在“系统孤岛”、流程协同低效的痛点，影响了资产管理成效。随着财政部、教育部等相关文件的出台，上级部门对高校国有资产管理标准日趋严格，对推进高校资产管理现代化提出了更高的要求。因此采购、资产与财务部门需要协同合作，优化管理流程，构筑“一体化”应用管理，更好地服务于学校高质量发展。本文旨在通过业务、技术融合破解采购、资产与财务协同困境，强化 PDCA 动态监管，这对于实现高校采资财协同融合管理具有重要的现实意义。

一、全生命周期视域下高校采购、资产与财务管理协同现状与问题

（一）高校资产管理现状。

1. 资产呈现海量化、多样化及多校区流动化特征。资产规模持续扩张，品类日益丰富，结构愈发复杂，跨校区调配频繁。然而，部分设备调配信息更新滞后，导致资产动态追踪难度增大，资产闲置与重复购置现象并存，管理精度难以满足精细化需求。

2. 管理模式多样化、模块化。资产信息化管理已逐步普及，例如国有资产管理系统、图书管理系统等。然而，传统管理模式仍在部分环节延续，系统间接口不顺畅，模块间联动性不足，导致流程衔接断点频现，制约了资产全生命周期精细化管理效率的提升。

（二）高校采购管理现状。

1. 高校采购规模庞大，内容繁杂，涵盖货物、服务、工程等多个领域，采购需求复杂多样。

2. 高校采购管理日益规范化、效率化，管理机制不断完善，采购流程逐步实现规范化与信息化。同时，高校通过优化采购流程、加强供应商管理等举措，有效提升了采购效率并降低了采购成本。然而，采购与预算控制、存量资产间的联动性仍不强，重复购置现象依然存在。

（三）高校财务管理现状。

财务管理制度不断完善，预算管理逐步信息化、精细化，资金使用效益持续提升。然而，预算编制、资产采购与资产变动之间的动态联动性不足，导致资产配置难以形成“采购需求 - 预算控制 -资产建账”的闭环管控，存在资金使用与资产形成之间脱节风险。

二、高校采购、资产与财务管理协同重要意义

（一）实现资产信息全生命周期的一致性、完整性

通过推行采资财一体化协同机制，采购系统中的资产信息（如资产名称、价值、供应商、合同等）可自动同步至资产系统。资产系统在确认相关信息（如资产分类、入库时间、使用部门及使用人等）

后，将信息同步至财务系统，从而避免了资产系统与财务系统对相关信息的重复处理。同时，财务系统中的付款凭证等信息实时反向同步至采购系统与资产系统，实现各系统间资产数据的共享，确保资产信息在全生命周期内的一致性、完整性和连贯性，达成采购、资产部门与财务部门的自动对账。

（二）实现采资财业务流程协同优化

通过推行采资财一体化协同模式，并借助系统衔接、移动端应用开发、数据实时共享、校验核准及流程优化等措施，实现信息的自动流转与推送。此举显著缩短了人工纸质审批的流转周期，减少了重复性签字审批环节，改变了原有的采购、入库、报账登记方式。审签人员不受时间和地点的约束，可在各个环节进行在线审批流转，确保了采购项目的连贯性、高效性，提高工作效率。采资全域电子留痕，增强了采购申请、采购合同、验收付款、资产处置等业务的透明度。

（三）实现采购需求、预算控制及执行进度闭环管控

推进采资财一体化协同应用，在资产购置预算申请环节，从全校视角开展预算控制与追踪，自动校验关联资产存量、审查购置必要性，明确采购方向与用途，避免超标准或重复购置。采购执行过程中，实时追踪预算执行进度与资产入库情况，实现资金支付与资产形成过程可追溯，进而有效整合资金流、采购流、资产流，提升采购效率，降低采购成本。通过采购、资产与预算的动态关联，实现“无预算不采购、已采购必入账、入账即对应资产使用人”的刚性约束，推动资源配置从粗放式向精细化转变，提升事前预防、事中控制与事后追溯能力。

三、数字赋能采购、资产、财务一体化协同融合路径

（一）采资财一体化协同融合模式设计

采资财一体化协同，是借助“互联网 + ”的数据共享技术，规划建设基于统一规则与标准的一体化协同应用，实现系统间的有效衔接，完成资产从入口到出口的全生命周期管理，达成资产数据信息的共享共用，以及采购全域的一体化协同融合。以 H 高校为例，为推进采购、资产 PDCA 动态监管，搭建了全校采购与资产全生命周期业务管理一体化系统，核心功能模块包括采购管理模块和资产管理模块。采购管理模块自动校验资产存量与预算经费，实现采购全业务流程的电子化，提升了采购效率与透明度；同时具备强大的供应商管理功能，能够对供应商进行动态评估与管理，以保障所采购的货物与服务质优价廉。资产管理模块实现资产全生命周期的精细化管理，自资产采购入库起各类业务全流程电子留痕，可通过移动端实时跟踪资产状态、提交资产清查结果等。

基于采资业务数据信息的普遍性、多样性、可识别性、可传递性、可共享性、非消耗性、强时效性等特征，利用采资一体化协同财务联动实现数据实时交互，如采购合同验收后自动推送付款数据到财务系统等等，打破了传统采资与财务管理“系统孤岛”现象，达到了采资财一体化协同融合的目的，如图1 所示。

图1 采资一体化协同财务联动示意图

（二）采购、资产、财务等部门业务流程的信息化优化是协同融合的重要保障

同样以 为例，其采购、资产管理业务属于国有资产管理处（简称国资处），财务管理业务属于财务处，优化业务流程信息化设计是实现三者协同融合的基础。搭建采资一体化系统并协同财务联动，通过跨部门沟通与合作，共同设计出一套既符合业务需求又具备可操作性的高效信息化业务流程。通过流程再造，打破部门间的信息壁垒，实现采购申请、合同签订、资产登记、财务报销等环节的无缝衔接与高效运转，确保各环节数据实时同步共享，形成闭环管理。采购申请与预算控制联动，系统自动校验经费来源及资产存量，规避重复购置与超支风险。资产到货后，即时录入验收信息，触发财务入账与资产登记双流程并行，实现“一次录入、多方共享”。财务报销时，系统依据合同履约情况及验收结果自动匹配支付条件，防范虚假报销与资金挪用风险。

以采购活动信息化流程为例，如图 2 所示。采购子模块，是以现行采购办事流程为基础，系统梳理完整采购档案中各纸质表单所包含的全部信息要素、信息间的逻辑关联、表单间的顺序及因果联系，并统筹整合各类采购项目在信息表达层面的共性与特性。由于采购业务是首次实现电子化且个性化需求较多，梳理过程中经历反复讨论、确认、推翻、扩大讨论、求证过程才能最终敲定。同时，合理设计各功能节点，如入口选择、填项设置、预算核验、审批顺序与判断条件、数据获取与表单生成等。

图2 采购活动信息化流程图

（三）采购、资产、财务的信息化联动是协同融合的重要手段

1. 通过构建采购资产一体化管理系统，推动其与财务系统深度协同联动。围绕预算管理、采购执行管理、合同管理及资产管理等关键环节，以资金使用为核心，实现采购各环节的有效衔接，构建从预算管理、采购执行、合同签订、合同履行到验收付款、质保服务的闭环式管理体系。该体系借助信息化手段，将预算控制、采购执行、合同履约与资产入账紧密串联，实现预算、采购、合同、资产、财务各环节数据同源、流程互锁，确保业务流、资金流、信息流三流合一。采资一体化系统依据采购申请自动冻结预算控制额度，在采购执行过程中实时反馈进度，合同签订后自动关联资产登记信息，验收通过后触发财务支付流程，财务支付完成后同步更新资产台账与会计账目，实现资产账与财务账的动态匹配。在资产处置环节，采资一体化系统自动校验使用年限，生成处置方案并推送至审批流程，经批准后同步更新资产状态与财务核销信息，确保资产全生命周期管理实现线上留痕，形成可追溯的电子档案，为后续监管提供完整的证据链，强化内部控制效力。

2. 线上线下数据同步管理

在采购与资产管理实践中，若信息化应用尚未全面覆盖所有环节，便会出现线下办理业务的情况，如线下合同盖章等。为弥补断点，实现采购与资产全流程精细化管理，需采取纸质文件盖章后扫描回传的方式，保留该环节的信息化操作节点。同时，为保证线上线下文档内容一致，对线上文档加注唯一编号与防伪水印，借助技术手段实现操作留痕，防范文档信息被篡改，确保数据统一。

3. 采资一体化系统与财务系统接口升级

采购管理模块将采购相关数据与资产管理模块共享，避免教师重复输入采购信息，资产管理模块将建账信息推送至财务系统，财务核对后入账。为实现采资一体化系统与财务系统无缝对接，制定了详细的接口方案，实现采购、资产和财务管理的高效协同，提高整个采资财流程的自动化水平和管理效率。业务从采购模块发起，后续业务由资产模块、财务系统交互完成，采购招标验收业务已全部实现电子化；业务经采资一体化系统各节点后形成合同、验收付款等数据推送财务系统，经财务系统采购付款节点完成报销后，会计数据回传采资一体化系统。业务发起时，通过采购模块实现预算经费信息授权可见、冻结等功能；眼熟付款时，实时同步报销前后数据，确保采购、资产、财务数据在报销前后实时同步。通过采购、资产与财务的动态联动，构建“无预算不采购、已采购必入账、入账即对应资产使用人”的刚性约束机制，实现资源配置从粗放式向精细化转型。

（四）采资财一体化协同模式的优势

1. 嵌入法律法规，强化政策落实。借助采资一体化系统，可对政策进行量化并嵌入系统之中，引导采购部门依照规范程序开展采购工作。对于不合规的采购申请，将直接予以拒绝。同时，能够更有效地宣传采购与资产管理政策。

2. 加强过程管理，规范采购及资产管理流程。通过对采购与资产全流程的各个环节进行设置，实现分权履职、分岗设权、分级授权，以规范招标采购的全程管理。

3. 降低采购成本，提升采购效率。借助采资一体化系统组织并落实采购计划，实现数据多跑路、教师少跑腿，能够提高工作效能；尤其在多校区背景下，其优势更为显著。同时，采购还能大幅减少纸质材料的运用，从而节约资源、节省时间、降低成本。

4. 完善采购数据，强化档案管理。采购档案管理作为采购管理工作的关键环节，借助采资一体化系统开展采购全流程的数据采集、分析、管理及归档工作。实现从采购预算至验收付款全流程记录、信息化纪实之目标。推动监管由静态向动态转变，由注重结果向结果与过程并重转变，为清廉校园建设提供支持。

四、结语

数字化背景下，采购、资产与财务管理三者紧密相连，协同融合发展对于提升治理效能和服务水平至关重要。然而，采购、资产与财务管理仍面临一系列挑战，本文提出了采购、资产、财务管理协同融合路径。采资财一体化协同融合的内核是从碎片化管理转向生态化协同，协同模式设计需强化预算控制与资产全生命周期管理的深度绑定，业务协同联动旨在打通采购需求、预算控制、采购执行、合同验收、资产建账、合同付款的全流程闭环，核心在于构建部门间数据共享互信机制。在业务层面，加强采购、资产、财务等部门间的业务流程融合，优化业务流程设计。在数据联动层面，加强采购、资产、财务信息化联动融合，将预算控制前置化，协同业务流程与线上审批，升级采资一体化系统与财务系统接口。

实践证明，全面 PDCA 动态质量管理，能够推动信息系统充分发挥数据资源价值，达成资产保值增值的管理目标，助力数据共享为学校的高质量发展赋能。未来，随着信息技术的不断深入发展，高校可以借助人工智能、物联网等先进技术进一步推动采资财一体化的智能化和自动化发展，有效构建促进数据共享与信息公开的风险防控体系。

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基金项目：2024 年呼伦贝尔学院科学研究项目“数字赋能高校财采资房一体化应用管理研究”（2024XJCG44）。

作者简介：姜延文（1980-），男，呼伦贝尔学院国有资产管理处，副教授，硕士，研究方向：国有资产管理；毛思琪（2005-），女，大连理工大学数理基础科学专业在读，研究方向：人工智能。