摘要：文章立足于智能化档案管理的深远意义，深入剖析人工智能和大数据在档案管理中的具体应用，进而提出加强技术整合、流程优化、人才培养及数据安全等四个方面的具体策略，以期推动项目档案管理的创新与发展。

关键词：智能化管理；项目档案；人工智能；大数据；数据安全

引言

传统档案管理模式受限于手动操作，存在效率低下、检索困难、易出错等弊端，已无法满足现代项目管理的严苛需求。然而，随着人工智能与大数据技术的突飞猛进，档案管理迎来了革新。人工智能技术的智能化处理能力提升了档案处理效率，同时大数据分析通过深度挖掘档案数据中的潜在信息，为项目管理提供了有力支撑。

一、智能化管理下项目档案创新中人工智能与大数据的融合意义

（一）提升档案管理效率与准确性

通过机器学习及自然语言处理技术，人工智能智能地对档案进行分类、标注和索引，彻底解决了手动操作的耗时问题，档案信息的获取速度得到根本性提升。在复杂庞大的档案体系中，人工智能更可实时整合数据、交叉验证并自动分类，让数据结构更加清晰有序。同时，大数据的高效处理能力优化了数据流动路径，简化了繁琐的人工档案管理，更缩短了档案生命周期，实现了流程最优化，使档案满足存储与查询需求，更成为项目运作中的实时数据支柱。

（二）增强档案数据挖掘与利用能力

借助大数据分析，档案系统能精准提炼庞杂信息中的规律、关联与趋势，揭示档案的深层价值。例如，人工智能通过分析项目历史档案，生成趋势分析与发展模式，为未来项目规划和风险预测提供数据支撑[1]。同时，人工智能的深度学习模型经海量档案训练后，能构建预测模型与推荐算法，智能预测项目走向。不仅深化了对档案内容的理解，更推动档案数据由被动记录转为主动支持，使档案管理从保存资源拓展至开发资源，更有效地助力项目战略布局。

（三）强化档案信息安全与保护

在信息安全日益受重视的当下，人工智能安全监控系统能实时监控档案数据使用，识别异常访问，及时预警潜在威胁，并区分合法与非法访问，降低内外部攻击风险。同时，结合数据加密、访问权限分级及大数据自动检测分析，系统实现多层次加密保护与访问控制，保障数据存储与传输安全。人工智能还能即时更新安全策略，对新威胁作出迅速反应。这种基于人工智能与大数据的保护机制，捍卫档案信息，提升整体管理安全性，使档案信息安全更具防御性与前瞻性。

（四）推动档案管理模式与服务创新

智能化档案管理通过深度分析用户需求与行为，打造了个性化档案检索与推送服务，让用户更精准、更便捷地获取所需档案，从而大幅提升使用体验。同时，借助大数据技术的远程协作功能，档案共享效率显著提高。安全的共享协议与实时更新机制，支持项目团队成员跨地区协同操作、共同编辑，打破信息壁垒，实现资源的实时共享与顺畅交流，推动了档案的集中化管理，更促进了信息的流通与团队间的高效协作。更重要的是，人工智能与大数据在档案管理中的创新应用，正逐渐改变其传统定位，推动档案管理从服务单一项目向服务多部门、跨区域的知识共享网络转型，为构建智能化档案管理体系奠定了坚实的技术基础，指明了发展方向。

二、智能化管理下项目档案创新中人工智能与大数据的融合对策

（一）加强技术集成与研发

为实现档案管理智能化，首要任务是构建统一的档案管理平台，该平台需融合人工智能、大数据、云计算及物联网等尖端技术，以打造高效稳定的数据流转体系。在实施过程中，建议利用模块化设计理念，将档案的采集、分析、处理、存储及检索等核心功能划分为独立模块，从而实现各环节间的顺畅连接与灵活扩展。同时，引入区块链技术至关重要，具体可通过该技术为档案加盖时间戳，以确保数据的真实性和防篡改性。为进一步推动技术创新，建议设立专门的研发基金，加强与高校及科研机构的紧密合作，定期吸纳最新科技，研发并测试适用于档案管理的先进算法和技术[2]。这些措施将有效提升系统的灵活性与抗风险能力，使档案管理更好地适应未来技术变革，同时大幅增强平台的兼容性和稳定性。

（二）优化档案管理流程与标准

在档案数据采集与处理的核心环节，精心设计流程自动化方案，可运用OCR技术实现纸质档案的自动化录入，借助NLP技术对非结构化数据进行智能分类与标注，从而提高数据数字化的效率和精确度。在制定档案管理标准时，必须确保档案的命名规则、存储格式以及分类索引等遵循统一标准，创建出标准化的文档模板，以利于数据的一致性管理。同时，应根据不同的档案类型，设立分级管理规范，对需长期保存的档案进行定期审查与格式更新，以保障数据在技术演进中的兼容性[3]。最后，应将“动态更新”机制融入管理体系中，定期评估档案标准及流程，并依据技术进步和项目需求进行适时调整，从而确保管理系统的灵活性和前瞻性。

（三）加强人才培养与团队建设

为推动档案管理智能化发展，需构建完善的培训体系，融合常规与专项技术提升。具体要定期为档案管理人员开设人工智能、大数据基础课程，深入讲解数据处理、分析及信息安全等核心内容，并辅以进阶培训，确保其熟练掌握图像识别、数据挖掘等专业技能。同时，建议组织人员赴技术领先企业实地研学，或邀请行业专家举办讲座与专题培训，以全面提升团队技术水平。在团队建设方面，则需成立跨领域协作小组，汇聚档案管理、IT技术及数据分析等专家，明确各自职责，定期开展项目研讨与技术交流，形成高效协同创新机制。针对核心技术人员，可通过技能认证与项目考核双重激励，确保其专业能力持续提升，从而夯实档案智能化管理团队的基础，并激发其长远创新潜能。

结语

总体而言，人工智能技术提高了档案管理效率与准确性，更结合大数据的深度挖掘能力，使档案管理由简单的存储功能转变为主动支持项目决策的重要工具。在数据安全与服务创新方面也取得了显著成果。未来，随着技术不断进步，智能化档案管理有望从基础服务延伸至更广泛的跨部门协作与知识共享领域，为项目管理提供更加系统、精准的支持，持续推动档案管理模式与服务水平的创新提升，为构建智慧档案系统奠定坚实基础。

参考文献：

[1]汪卫兵，陈宜坪，刘云峰.基于大数据和人工智能的水电工程建设项目照片档案管理与利用分析研究[J].四川档案，2024，（01）：36-38.

[2]纪雪舟，汪涛.人工智能技术在工程项目档案管理的应用研究[J].中国信息化，2024，（01）：60-62.

[3]蔡敏.设计项目档案数字化管理的未来趋势与展望[J].黑龙江档案，2023，（06）：42-44.

作者简介：丁璨，女，汉族，1983-9，河北石家庄人，河北日报报业集团，中级--馆员，本科学历，学士学位，研究方向：档案管理。