摘要：工会档案是工会在开展各项工作时，将工作资料运用档案的方式记录下来的形式，从一定程度来说，是工会的一种信息资产，便于其各项工作更加顺利推进，获得可持续性发展。随着我国社会发展速度不断加快，新时代给工会工作提出新要求和挑战，应当加强工会档案管理模式，以此充分发挥工会档案的全部作用，进而提升我国工会档案管理工作的实效性。

关键词：新时代；工会档案；管理方法

工会档案记录了工会开展的各项工作，作为处理各类问题的有效参考。通过对档案进行有效分析处理，管理人员可及时掌握档案相关工作过程中的进程，对其中的不足予以实时修正。在工会开展工作时，工会档案同样起到类似重要的作用：工会档案记录和反映了工会在职工管理过程中的各项工作，从侧面证明了工会各项工作的真实性。因此，工会档案应当受到各个单位的重视，加上工会档案管理工作的优化，以实现工会工作的可持续发展。

一、工会档案管理的类型

1、困难职工档案

困难职工档案是指工会组织在对困难职工家庭开展帮扶工作中形成的具有保存价值的各种不同形式和载体的历史记录，包括原始档案及电子档案。原始档案是困难职工本人申请书或者经本人签字认可的单位工会帮扶申报材料、困难职工家庭档案申报表、困难职工及有关家庭成员身份证明和收入证明材料、劳动关系证明材料、公示证明材料、致困原因及其引发的支出证明材料等；电子档案是工会帮扶工作的管理过程中，登记的困难职工档案的电子信息。

2、工会会计档案

工会会计档案是指工会组织在会计核算过程中产生的各种会计凭证、会计账簿、财务报告等材料。会计凭证包括原始凭证、记账凭证、转账凭证等，是工会组织进行经济业务的基本记录。会计账簿包括总账、明细账、现金日记账、银行日记账等，是工会组织对经济业务进行分类、整理和核算的记录。财务报告包括财务报表、财务分析报告等，是工会组织向有关部门、领导和会员公开财务状况的报告。其他会计资料包括工会组织的会计制度、会计政策、会计方法、会计报表等，是工会组织进行会计核算和管理的重要依据。

3、职工住房档案

职工住房档案是住房补贴、经济适用房的建设与购置、公有住房交易等方面工作的重要依据和基础性工作档案。做好单位及职工住房档案相关工作，包括职工住房普查、档案建立、审核、立卷、归档与变更。其整理应遵循档案文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，充分尊重和利用原有的整理基础，便于保管和提供利用。职工住房档案的管理是对住房相关文件材料有序化系统化的过程。

4、日常文书档案

包括请示报告、上级批文、对下发文等重要的会议文件、领导讲话、工作简报、信息参考、情况反映、统计报表、工作计划、总结、职代会、工会委员会等会议记录，工作汇报、检查工作材料、工作规章制度、工会干部名册及领导批示存档的其他文件等工会内部资料，工会的请示报告和相应的批示、批复、需存档备案的文件等，调查处理的重要信访资料及信访摘录等。

二、档案管理中存在的问题

1、对工会档案工作不够重视。单位领导将注意力放在发展业务方面，忽视工会的作用，对工会档案管理工作认为是可有可无；更有甚者认为工会档案记录是浪费资源，对发展意义不大。工会日常常规工作中，缺少档案管理工作，对其投入少许资源或根本不投入资源，当期出现问题无法及时解决。这些错误认知致使档案管理工作得到顺利地开展，也影响了管理人员的积极性。档案室设施落后、简陋，无法适应当今档案管理的需求；档案管理人员是临时抽调或兼职人员，不具备档案管理专业技术水平，对顺利开展工会档案管理工作经验不足或毫无经验，用人单位也未提供档案管理类专业化的培训，导致档案管理工作难以顺利进行。此外，档案归档的意识淡薄，只做到了将材料装入档案盒，未做到分类、分批进行有效的档案管理，这都严重制约了档案管理水平的提高。久而久之，工会档案管理工作仅流于形式，制约了可持续发展。

2、工会档案管理制度不健全或完全缺失。档案管理工作的顺利开展离不开健全的档案管理制度。考虑工会档案管理的自身特性和复杂性，管理环节中任何一个步骤出现差错，都会直接导致工会档案管理的异常。因此，健全档案管理制度的重要性显得尤为重要，而且工会档案管理体系建设具有较大的优化空间。工会的人员流动较为常见，这给档案的同质化管理提出了更高的要求。久而久之，档案管理就出现了时好时坏、良莠不齐的现状，最终导致整个管理体系的破坏。新阶段，工会档案管理制度的不健全直接导致工会档案管理工作出现各种问题。

3、工会档案部分缺失。这是各个单位档案管理工作中最为常见、但最难解决的问题。譬如以划分为文书档案和项目档案的工会会计档案为例，由于管理制度不健全，使得某些档案缺乏审计方案、缺失整改报告，导致档案资料不完整，其失去参考价值。

4、档案管理人员流动性大。因不重视工会档案管理工作，加上对档案管理岗位不熟悉，专业知识欠缺，工作积极性不高，引起档案管理人员流动性较大。当前工会档案管理人才匮乏，现有人员专业能力不强，专业知识欠缺，工作热情不高，这些均严重制约了工会档案管理事业的发展。

三、工会档案管理的优化措施

根据《中华人民共和国档案法》《湖北省档案管理条例》等相关法规，档案管理工作须遵守各项法规。档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，要充分利用计算机手段，实现工会档案的现代化、信息化、数字化、规范化管理，便于社会各方面的利用。工会档案管理优化措施如下：

1、加强领导对工会档案管理工作的重视。工会领导干部要以身作则，为工会工作人员做好表率，大力支持工会档案管理工作，促进其高效开展，从而实现工会工作的可持续性推进。在单位积极、高效地通过新媒体进行全员宣传工会档案管理工作，务必使单位领导意识到该工作对工会乃至整个单位的发展是积极促进因素，同时制定工会档案管理工作的近期计划和长远规划，积极主动解决在档案管理工作中遇到的问题；分析并反馈现阶段工会档案管理工作，为其高质量发展提供科学合理的方案，最终促进工会的高质量、可持续发展。此外，领导干部需要主动积极学习包括《档案法》在内的党和国家制定的档案管理相关法律法规、政策，提升其责任意识与认知，从而为工会档案管理方面提供更多资源与支持。一是增加或更新档案管理的硬件设施，如配备档案库房、档案装具、防潮、防晒、防盗等设施。二是选择具有事业心、责任心强的档案管理人员，为他们提供学习的机会，提升他们的业务能力。

2、建立优化工会档案管理制度。是工会档案管理工作有序推进，及时解决工作过程中出现问题的保证，是工会档案管理工作科学管理与高效实施的基础，实现工会档案管理工作高质量、持续性发展。增强档案管理人员的责任意识，离不开包括归档制度、借阅制度、保密制度等一系列工会档案管理制度的约束，使工会档案的各个环节处于良性循环，有利于工会各项工作的高质量进行。

3、建立健全完善的管理机制。建立档案管理长效机制是工会档案工作制度的制定要结合各级工会实际情况的同时，体现合理性、科学性，以适应工会档案管理的需要。对于档案的归纳、整理、借阅等要制定《立卷归档制度》《档案人员岗位责任制》等在内的多项档案管理制度，确保档案管理工作有序推进。当前，档案管理工作的本质为信息化管理，即新时期档案管理的核心。在当前大数据时代，运用数字化、网络化技术，出现包括电子档案、机读档案等在内的新载体档案。相对于传统档案形式，新载体档案显现出显著性的优势，必然成为主流的档案形式。这要求工会相应的信息化建设适应这类新载体档案的需求，因此，这也对相关的管理机制提出了更高的要求。

4、提升档案管理人员的综合水平，以适应当前工会档案管理的要求。工会档案管理水平的评价标准之一是档案管理人员的综合水平。当前档案管理人员的专业水平良莠不齐，因此需要建立严格的筛选机制，选拔出符合当前工会档案管理要求的人员，选派专人负责管理工会档案，并对其进行正规的培训，认真学习档案管理知识和《档案法》等法律法规，实现这些人员理论知识扎实，实践能力强，达到学以致用、用以促学、学用相长的目的。同时强化这些人员的思想道德教育，使其成为德才兼备、优秀的档案管理专业人才。

5、开拓创新，追求卓越，加快工会档案管理工作现代化步伐。为了使工会档案管理工作更好地为工会组织建设服务，档案管理人员要与时俱进，突出档案管理的信息服务功能，强化创新意识，牢固树立以人为本的档案管理理念，建立“信息档案、信息服务”的管理模式。要把好档案内容的信息化，长期以来工会档案没有一套可供利用的科学稳定、高效的检索工具，管理人员需要相关信息则要查看原始档案，影响和制约着档案的利用速度和效率。根据信息化的要求，对档案科学地归类和统计，可以使管理人员更加方便、快捷地查阅工作信息。

四、档案管理对工会良性发展的思考

1、推陈出新，增强现代化档案管理理念。当今档案管理工作已成为发展的关键要素之一，其地位的重要性不言而喻。提升对档案管理工作的重视程度，即扭转传统的思维模式，已成为增强现代化档案管理理念的限速因素。其次领导对档案管理工作的支持，包括提供硬件支持（更新信息化设备、改善档案管理场所的条件）、政策支持（提供更多资源），使档案管理工作得以规范化、科学化开展。此外，可以通过举办相关宣讲会，增强档案管理人员的责任意识；为档案管理人员提供外出进修、继续教育的机会，提升其专业水平，为档案管理工作顺利开展打好基础。

2、优化档案管理制度，助力工会可持续发展。工会档案管理发展趋势为健全优化档案管理体系。为此，应考虑自身发展实际情况，结合档案管理相关的法律法规要求，完善优化档案管理制度，以明确相关工作人员的义务与职责，使各项工作落到实处。档案管理人员按照档案管理制度的要求来开展工作，使工会档案管理工作井然有序进行。

3、加速档案管理信息化进程，实现档案精细化管理。相对于粗放化管理而言，精细化管理是管理的主流，是管理的趋势和方向。档案的分类管理，信息化管理成为档案精细化管理的代名词，实现档案管理过程的全程管理，保证档案真实可靠。档案精细化管理模式，实现了工作效率的高效化，成为其他工作顺利推进的有效保障。档案管理在工会的实际工作中，需基于各项工作的目的和目标，使其向更为精细化的信息化方向转型。这对工会的信息化建设和人才培养提出了更高的要求，完善信息化的硬件建设和人才培养后，通过信息化手段，提升工作效率。

4、推进档案管理人才培养，提高工会服务水平。档案管理人才直接制约了档案管理工作的成效。这需要投入更多资源进行配套的人才培养及管理团队建设。首先需获得领导的重视与支持，争取更多资源；其次要制定配套的管理、人才培养、激励制度，实现选人、用人、培养人才的良性循环，从而最大限度提升工会的工作效率。

5、保证档案的有效利用。档案管理工作人员需特别关注社会和职工的需求，以实现工会档案整理和记录工作的真实性；对工会档案进行分类筛选整理，确保档案信息的科学化和准确化；发挥主观能动性，提升服务意识，实现档案资源信息共享。

6、档案管理团队建设。在当前的大数据时代，工会档案管理的信息化管理，对档案管理团队建设提出了更高的要求。由于传统的工作模式已逐步被数字化、信息化的全新模式取代，个性化服务已成为现实。这要求更多满足大数据时代要求的档案管理人才组成团队，来分工协作，实现工会档案管理工作的可持续发展。

工会档案管理工作是一项系统工程。作为档案管理人员，身处世界百年未有之大变局—大数据时代，需要解放思想，提升专业知识，融入精细化管理的理念，积极主动地适应当前档案管理发展的趋势与要求，充分发挥档案管理工作的效益，更好地为工会可持续发展建设服务。

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