摘要：随着信息化技术的不断发展，行政事业单位的档案管理面临着前所未有的挑战和机遇。传统的纸质档案管理模式已无法满足现代化管理的高效性、精确性与安全性需求。档案管理信息化不仅是提升工作效率、降低人为错误的重要途径，也是提升单位服务质量、推动数字化转型的必要步骤。本文旨在探讨如何在信息化背景下实现行政事业单位档案管理的科学化，推动其管理水平的提升。

关键词：信息化；事业单位；档案管理

近年来，随着数字技术的普及，信息化已经渗透到各个领域。行政事业单位的档案管理也开始逐步向数字化、信息化方向转型。然而，很多单位在信息化建设中仍面临诸多挑战，包括缺乏信息化管理制度、技术设施不完善、档案管理人员技能不足等问题[1]。为适应数字时代的发展，行政事业单位亟需探索和实施科学化的档案管理方法。

一、当前行政事业单位档案管理现状

1.档案管理制度不完善

许多行政事业单位的档案管理制度尚不健全，乏标准化、规范化的管理流程，导致档案管理工作效率低下，存在档案资料存放无序、借阅流程繁琐等问题，难以满足现代化管理需求。

2.信息化水平较低

部分单位在档案管理中依赖传统纸质档案，缺乏有效的信息化建设，电子档案存储与管理系统尚未普及。这不仅增加了档案管理的工作量，还制约了档案信息的快速查询和共享。

二、信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化策略

1.健全档案管理信息化制度

健全的档案管理信息化制度是推动档案管理科学化的基础，能够规范档案管理工作的流程，确保档案信息安全与高效存取[2]。制度建设应包括档案的采集、存储、保密、共享等各个方面，确保在信息化环境下档案管理有章可循、操作有据可依。

为健全档案管理信息化制度，行政事业单位首先应制定相关的政策文件，明确档案管理信息化的工作规范和标准。例如，建立档案数字化采集和归档流程，规定文件的数字化存储格式和保存期限，并严格执行档案借阅、查询、销毁等环节的权限管理。可以通过购买现成的信息管理软件，结合单位的实际情况，进行二次开发，以满足特定需求。同时，单位应定期对档案管理制度进行评估与更新，以适应信息技术的不断发展。当前，很多单位尚未开始实施具体的信息化管理制度，仍在使用传统的纸质档案管理方式，缺乏详细的实施计划。可以从设立专门的档案管理委员会入手，逐步建立档案管理信息化的各项制度。

2.强化档案管理信息化理念

档案管理的信息化理念应贯穿于所有管理层面的决策和执行过程中，从上至下的意识转变是推动档案管理信息化的重要力量。信息化理念不仅仅是技术的应用，更是管理思维的革新，要求从传统的“人力为主”管理模式转向以“信息技术为支撑”的新模式[3]。

要强化这一理念，首先必须在单位内部开展广泛的信息化理念宣讲和培训。通过定期组织培训和讲座，帮助员工深入理解档案管理信息化的优势与必要性，让他们认识到数字化档案管理不仅能提高工作效率，降低人工操作的错误率，而且还能为日后的档案查询、共享和长期保存提供更加安全、便捷的保障。例如，可以定期邀请专家或行业先进单位的代表，举办档案管理信息化的经验交流会，向员工展示信息化带来的实际效果。此外，单位领导层应当高度重视档案管理信息化理念的推广和实施。领导可以通过会议、文件、专题讲座等多种方式，向全体员工传达信息化管理的紧迫性和重要性，为信息化管理营造良好的文化氛围。领导应亲自参与并推动信息化项目的实施，强化单位在档案管理中的信息技术应用，带动全员形成统一的认识和行动。然而，当前许多单位的管理人员对档案信息化的认知仍然不够深入，许多人仍然习惯依赖传统的纸质档案管理方式。为此，可以通过定期组织专题讲座，参观信息化管理先进单位的成功案例，提升管理人员对信息化理念的认同与理解，逐步实现档案管理模式的转型升级。

3.提升档案管理人员的水平

档案管理人员是档案信息化管理的核心，其专业素质和技术水平直接影响到档案信息化的实施效果。提升档案管理人员的专业能力，不仅需要加强其业务技能的培训，还需要培养其信息化思维，使其能够灵活应用新技术、新工具，适应档案管理工作的需求。

提升档案管理人员的水平，应通过定期培训、学习和交流等方式，提升其信息化管理的能力。例如，可以为档案管理人员安排参加档案数字化处理、信息化系统操作等方面的专业培训，使他们能够熟练操作相关软件和硬件设备，并掌握数字化档案的管理规范和安全要求。此外，单位还可组织档案管理人员参与跨部门的经验交流会，借鉴其他单位的成功做法，提升整体管理水平。很多单位目前的档案管理人员并未接受过系统的信息化培训，因此亟需采取有针对性的措施来弥补这一短板。可以通过在线学习平台提供便捷的培训课程，鼓励员工主动参与，确保技能水平逐步提高。

4.加强档案管理信息化建设

档案管理信息化建设是实现档案管理科学化的关键，它包括档案数字化、档案管理系统的搭建、数据安全保障等方面。信息化建设能够提升档案管理的效率和精确度，同时为档案的查询、共享和长期保存提供保障。

加强档案管理信息化建设，可以从基础设施建设入手，逐步推进档案数字化工作。例如，投资购买档案数字化扫描设备，按照工作需求将档案资料转换成电子文档，并建立档案管理系统，将电子档案分类存储在云平台上。此外，应加强数据安全管理，确保档案数据的保密性、完整性和可用性。可以通过云存储系统和本地备份相结合的方式来确保档案数据不丢失、不泄露。目前，部分单位尚未开始进行系统的档案数字化工作，管理工作依旧停留在传统纸质档案管理阶段。可以先从重要的历史档案或频繁使用的档案开始数字化处理，并逐步推广至所有档案，最终形成信息化管理的全覆盖。

结语

通过健全档案管理信息化制度、强化信息化理念、提升管理人员水平以及加强信息化建设，单位能够有效提高档案管理效率，确保档案数据的安全与完整。同时，信息化的推进也为单位的数字化转型提供了有力支持，推动了工作模式和服务质量的提升。未来，随着技术的不断发展，行政事业单位应持续优化档案管理体系，进一步推动其向更加科学、规范的信息化方向发展。

参考文献：

[1]郝静.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].信息产业报道， 2024（2）：0036-0038.

[2]阮晓霞.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].中文信息， 2023（5）：43-45.

[3]徐增萍.提升事业单位档案管理人员素质推进档案管理科学化[J].中文科技期刊数据库（全文版）社会科学， 2023（3）：4.