摘要：大数据时代下，高职行政管理工作面临着新的发展契机。本文以创新高职行政管理工作为核心，从多个关键层面展开分析。一方面，文章强调引入智能办公软件搭建平台，高效整合资源；另一方面，构建线上审批系统，优化行政流程；同时，部署智能沟通工具，确保信息实时交互，提升高校的综合管理水平，为其持续发展提供有力支撑。

关键词：大数据时代；高职行政管理；创新策略

引言：在当今数字化浪潮中，大数据技术已成为推动各领域变革的关键力量。高职行政管理作为高等职业教育体系的重要支撑，也不可避免地受到大数据时代的深刻影响。传统的高职行政管理模式，多依赖于经验判断，在处理数据方面存在一定的局限性。随着教育规模的不断扩大，海量的教育数据持续涌现，这对高职行政管理工作提出了新的要求。为此，高职院校要探索行政管理工作的创新路径，以增强管理效能。

一、引入智能办公软件，搭建高效数字平台

在大数据时代浪潮下，诸多先进的智能办公软件涌现，为高校行政管理工作带来全新变革。文档协作类软件以其强大的云端存储与实时编辑功能，可实现多部门协同创作；项目管理软件凭借精准的任务分配或资源管理，能够有序推进复杂行政项目；流程自动化软件则依据自动化规则，简化繁琐重复流程，提升工作效率；还有综合性办公套件，整合多种办公功能于一体，为高校行政管理人员提供一站式的便捷服务。

例如，高职院校引入飞书智能办公软件，在教学管理层面，借助飞书云文档构建丰富的课程资源中心。各学科教研室在云文档空间创建专属教学资源库，按照课程类别细致划分文件夹，以便教师有序上传教学大纲或多样化试题库等教学资料，使其随时通过飞书客户端在线编辑教学内容，保证教学资料贴合教学需求。高校还能设置精细的权限管理，对于基础课程资源向全体师生开放浏览权限，而专业进阶课程资料仅对特定专业学生和授课教师开放，保障合理分配资源。制定教学计划方面，高校教务处组织各专业负责人于飞书在线表格中协同编辑教学计划总表，利用飞书表格的数据验证功能，设定学分上限、课程时长等规则，自动检查教学计划的科学性。一旦出现数据异常，软件即时发出提醒，方便负责人及时修正。学生管理工作中，高校运用飞书表单打造一体化学生信息管理体系，让学生在入学阶段扫描专属二维码进入飞书表单页面，详细填写个人基本信息，将这些数据实时汇总至后台表格，经过智能分析整理，自动生成全面的学生信息数据库。日常管理中，辅导员借助飞书移动办公APP随时更新学生的考勤情况或心理测评结果等信息，动态跟踪学生的成长轨迹。

二、构建线上审批系统，简化行政流程环节

依据先进的数字化技术，线上审批系统能够打破传统审批模式在时空上的限制，借助统一的虚拟审批平台，线上化呈现各类行政事务审批流程。从文件流转到项目申报，从经费报销到人事异动，皆可在该系统内完成。高职院校创新行政管理工作，可以利用这一系统可视化审批流程，让相关人员实时掌握审批进展，依据预设规则自动推送审批任务，有效避免人为疏漏。同时，高校还能利用大数据分析功能，深度挖掘审批数据，为优化审批流程提供有力依据。

以经费报销审批为例，高校申请人开启报销流程，登录线上审批系统，进入经费报销模块，点击“新建报销申请”按钮，弹出详细表单，准确填写个人信息，确保信息准确无误，便于后续核对。接着，申请人详细填写报销日期、报销类型（如办公用品采购或差旅费等），不同报销类型对应不同的填写要求。初审阶段，系统依据预设规则，自动推送审批任务至部门负责人的待办事项列表。部门负责人登录系统，查看申请详情，仔细审核报销事由是否合理、费用是否符合学校规定，必要时可查阅历史报销记录或与申请人沟通核实。若审核通过，部门负责人点击“同意”按钮，申请流转至财务部门；若存在问题，点击“退回修改”，并详细注明原因，以便申请人收到通知后修改重新提交。财务部门收到申请，重点审查发票的真实性，费用计算是否准确，运用系统的智能查验功能，验证发票真伪，核对发票信息与报销内容是否一致。同时，财务部门检查报销金额是否超出预算额度，费用分摊是否合理：若审核通过，点击“通过”；若发现问题，点击“退回修改”并说明原因。报销申请通过财务审核后，流转至校级领导审批（根据事项重要性设定）。校级领导在系统中查看申请摘要、部门意见、财务审核结果等关键信息，从学校整体管理角度进行审批，完成后点击相应按钮，让申请进入最后的报销支付环节。

三、部署智能沟通工具，促进信息实时交互

在大数据时代的数字化生态中，智能沟通工具种类丰富多样，为高职院校创新行政管理工作带来了机遇。其中，即时通讯类工具能够以其便捷的消息发送或群组交流功能，打破部门之间的沟通壁垒，快速传达行政指令；视频会议工具借助高清音视频技术，跨越地域限制，让远程会议如同面对面交流般顺畅，满足紧急行政事务决策的需求。在此背景下，高职院校需以增强行政管理效能为导向，积极部署智能沟通工具，从整体管理架构出发，根据不同行政场景需求，精准选择适配的智能沟通工具。

例如，某高职院校面临一次突发紧急情况，需迅速做出行政决策。校园内一处老旧教学楼的电路系统出现严重故障，存在极大安全隐患，必须立即商讨解决方案并开展相关工作。高校迅速启动应急沟通机制，利用即时通讯类工具创建专门的“教学楼电路故障应急处理群”。第一时间详细描述故障情况，并上传现场拍摄的照片，让所有成员对问题有直观了解，同时明确传达学校对于此次紧急事务处理的总体要求，即保障师生安全、尽快恢复正常教学秩序。

为深入商讨解决方案，高校借助视频会议工具开启实时视频会议。各部门负责人和专业教师代表通过手机或电脑迅速接入会议。会议中，后勤管理部门汇报教学楼的电力布局、设备老化情况以及可能的维修方向；安全管理部门分析当前故障可能带来的安全风险，提出临时安全防范措施建议；电气维修人员凭借专业知识，初步判断故障原因，提出多种可能的解决方案，并详细阐述每种方案的实施步骤。高校领导认真听取各方汇报后，针对不同方案展开深入讨论。在讨论过程中，各方充分发表意见，利用视频会议工具的互动功能，随时提问、解答、补充信息。

结束语：

综上所述，大数据时代为高职行政管理工作带来了前所未有的机遇。通过引入智能办公软件搭建高效数字平台，高校能够有效整合资源；构建线上审批系统简化行政流程环节，提升了审批效率；部署智能沟通工具促进信息实时交互，增强了应对紧急事务的决策能力。未来，高职院校应持续深化大数据技术在行政管理工作中的应用，不断探索创新路径，以提升管理效能，为学校的长远发展提供坚实保障，推动高职教育事业迈向新高度。

参考文献：

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作者简介：徐晔峰，出生年月：1974.6.11，性别：男，籍贯：中国 江苏，职称：学历：本科，研究方向：高校行政管理。