摘要：在信息化高速发展的今天，公路单位档案管理面临着电子文件安全存储与长期保存的难题。本文研究了电子文件的安全存储与长期保存策略，包括建立严格的访问控制机制，使用加密技术，实施备份和恢复策略，选择可靠的存储媒体及技术，并制定数据迁移计划。通过上述措施，可以有效保证电子文件的安全、完整，为公路单位档案管理工作提供科学的指导，促进公路档案管理向现代化、信息化方向发展。

关键词：公路单位档案管理；电子文件；安全存储与长期保存

引言

随着公路建设向数字化方向发展，公路单位档案管理中电子文件的重要作用越来越突出。电子文件是公路建设和运营过程中的重要信息，同时也是决策的重要依据。然而，电子文件在存储与长期保存过程中面临着诸多挑战，如数据安全性和技术更新等。因此，如何科学、合理地保存电子文件，是保证公路档案安全、完整、有效利用的关键。

一、建立严格的访问控制机制

建立严格的访问控制机制，是公路单位档案管理工作的一道重要防线。电子文件是公路建设和运营过程中的重要信息载体，一旦被未经授权的用户访问，将会造成数据泄露、篡改等严重后果，严重影响公路运营管理和产业安全。在访问控制中，实现认证与权限管理是关键。通过设置密码、指纹、短信验证码等多因子身份验证模式，可以有效地提高身份验证的准确性和安全性，只有授权人员才能使用正确的身份验证信息进入系统[1]。同时，根据员工的职能与业务需要，对存取权限进行了细致的划分。比如，普通员工只能查阅部分基本文档，而项目主管可以查看项目相关细节信息，严格限制不同人员访问电子文件的权限，防止越权。另外，监视并记录所有的存取活动也是很重要的。利用专业的监控软件，实现了对用户在电子文件上的访问时间、内容和操作记录等的实时追踪。当安全事故发生时，这些详尽的档案资料，可作为事故调查的重要线索，迅速找出违规行为的根源，并及时采取措施，减少损失。

二、采用加密技术保护数据安全

在公路单位档案管理过程中，采用加密技术保护电子文件数据的安全性，对于保障公路重要信息的机密性和完整性具有不可替代的作用。公路单位电子文件中涉及许多敏感内容，如项目设计方案、财务资料、规划资料等，一旦发生泄漏，将对单位甚至整个产业造成重大损失。加密存储敏感的电子文件，就是把文件内容转换成密文的过程。加密算法按照一定的规则对数据进行加密，这样即使没有授权的人拿到了文件，也无法读取其中的信息。例如，采用先进加密标准AES算法，可以对文件进行高强度的加密，有效防止数据被窃取后泄露重要信息。随着网络环境的变化和安全威胁的不断演化，加密算法的定期更新显得尤为重要。新的密码算法通常是针对已有安全漏洞而设计的，可以更好抵御新的攻击。随着量子计算技术的飞速发展，传统的加密算法面临着潜在的威胁，公路管理部门需要密切关注加密技术的发展动态，适时更新更高级的加密算法[2]。

三、实施备份与恢复策略

对公路单位档案进行备份和恢复，是保证电子文件安全，应对各种突发情况的重要措施。定期对电子文件进行备份是基础。公路单位应制定详细的后备计划，确定后备的次数，范围和方式。例如，每天对重要文件进行增量备份，每周对重要文件进行全量备份，以保证数据完整、及时。通过将备份数据放在安全的地方，尤其是异地备份，可以有效地减少火灾、水灾等局部灾难造成的数据丢失。异地备份中心和本地数据中心在地理上是相互独立的，即使局部地区发生重大灾难，异地备份数据也能得到有效保护。另外，仅仅对数据进行备份是远远不够的，测试备份数据的恢复能力也是非常重要的。公路部门需要定期开展恢复演练，模拟数据丢失情况，并检查备份数据是否能够成功恢复需要多长时间。在实际运行中，能及时发现备份过程中出现的数据损坏、备份不全等可能出现的问题，并及时加以修补与改善。

四、选择可靠的存储介质和技术

在公路单位档案管理工作中，为了保证电子文件的安全存储和长期保存，必须采用可靠的存储介质和技术。由于电子文件数量巨大，对公路建设至关重要，因此，其保存质量直接关系到公路单位业务的开展和信息的传递。采用经过认证的高品质存储设备及系统，可以大大减少因硬件故障造成的数据遗失风险。例如，与普通硬盘相比，企业级固态硬盘具有读写速度快、稳定性好、故障少等优点，适用于公路等重要电子文件的存储。这些设备都经过了严格的质量检测与认证，具有较强的抗震和抗干扰能力，能够在复杂的环境中稳定工作，保证数据的安全存储。同时，专业存储系统（NAS）、存储局域网（SAN）等提供了数据冗余保护、权限管理等功能，进一步加强了存储的可靠性。采用先进的存储技术如云存储，可以有效地提高存储效率和数据的可用性。云存储基于大型数据中心与分布式存储体系结构，具有可伸缩性、高可用性等优点。公路单位不需要投入大量的资金来建设和维护当地的存储设施，可以通过租用云存储服务实现存储容量的灵活调整。另外，云存储厂商一般都有专业的技术队伍，完备的备份机制，可确保数据的安全可靠。这样，即使局部故障发生，云数据也能快速接入，保证了公路各单位业务的连续性，为公路档案管理提供了一种高效方便的存储方案[3]。

五、制定数据迁移计划

随着存储技术的迅速发展，如何制定数据迁移计划是保证其长期有效保存的重要策略。随着存储技术的不断创新，新型存储介质和系统在性能、安全性、经济性上都在不断优化，如果仍依靠传统的存储方式，将会面临兼容性差、维护费用高、存储效率低等问题，严重影响到电子文件的管理和使用。有规律地评估已有储存方案的适用性，是建立数据迁移计划的基础。公路单位应建立专业的评价小组，综合考虑存储能力能否满足业务增长的需要，存储性能是否能够保证文件的快速读写，存储设备的故障率和维护费用。例如，当已有存储设备失效频繁、维护费用居高不下、无法满足日益增长的高清晰工程图档存储需求等问题时，需要考虑数据迁移问题。制定数据迁移计划，以确保在需要的情况下顺利地向新存储平台转移电子文件。计划需要确定迁移的时间节点，迁移步骤，数据验证的方法等，尽量避开高峰时段，减少对日常工作的影响。首先，通过小规模的数据迁移测试，测试新平台的兼容性以及数据的完整性；然后，逐步扩大迁移规模。在迁移完成之后，需要对数据的正确性与完整性进行严格验证，并对迁移前后的数据进行哈希值比对，以保证数据无丢失和无损伤。

结束语

总之，随着信息技术的迅猛发展，公路单位档案管理电子化已是大势所趋。通过建立严格的存取控制机制，采用加密技术，实施备份和恢复策略，选择可靠的存储介质及技术，并制定迁移计划，使公路部门能有效保证电子文件的安全存储和长期保存。未来，随着科技的进步、管理理念的不断创新，公路档案管理必将向智能化和高效率方向发展，并为公路事业持续发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]官碧秀.高速公路档案：迈开精细管理的稳健步伐[J].文化产业，2024，（34）：70-72.

[2]王瑜.公路档案信息化管理的具体策略分析[J].办公室业务，2024，（18）：51-53.

[3]汪西华，董勇刚，张鹏，彭俊霞.高速公路项目档案在线归档系统的建设及成效[J].档案记忆，2024，（09）：57-59.