摘要：本文主要研究档案信息化管理在智能化与大数据的影响下产生的变化，分析当下面临的挑战与机遇，分别从技术、人员、制度三个方面提出策略，从而为智能化与大数据的融合应用为档案信息化管理系统带来全方位革新，为档案事业发展注入新活力，助力其在数字化时代实现高效、科学发展。

关键词：智能化；大数据；档案信息化管理系统

1档案信息化管理系统的新机遇

1.1管理模式革新​

在过去对档案进行整理和分类时，主要依靠人工，效率低还容易出错。而借助智能化技术，比如：光学字符识别技术，可以将纸质档案转化为数字格式，在整理档案时只需要通过自动识别功能，就能实现自行分类和归档。而大数据技术主要是通过分析功能实现效率提升，洞察数据规律的同时优化存储策略就能实现优化。这样的自动化功能大大减少了人工的工作流程，还减少了认为带来的失误，使得档案管理更加规范，而人力可以去从事具有创新性的工作，为档案的管理贡献更多的价值，将工作实现从劳动密集型向技术驱动型管理模式的转变。

1.2服务水平提升​

大数据可以通过用户检索记录、浏览时长等数据，实现对用户的行为和需求的精准分析，系统参考分析的数据结果就能为用户提供定制化的服务，主动推动一些符合用户需求的档案资料，既能为用户节省时间，还能提升自身的服务水平。智能化技术通过语义检索功能，就能帮用户快速定位需求资料，而且智能化检索还能实现模糊搜索，用户不再需要精准的提供关键词，只说出大概得意图就可以获取所有相关资料，同时支持反馈服务，全面打破以往服务的局限性，使档案服务更贴合用户实际需求，提升档案资源利用效率。

1.3决策支持能力增强​

一般的档案中所包含的数据信息都非常庞大，想要从数据中获取有价值的信息非常困难，但是通过大数据挖掘信息，可以从不同时期档案利用频率、类别分布等进行分析，从而预测档案资源的需求趋势，能实现合理的配置资源，同时，分析档案管理流程的数据，还能发现流程的阻碍，优化管理流程。而智能化分析可以根据档案反映的社会问题、行业发展情况，辅助政府进行更科学的决策，告别之前凭经验进行决策的不确定性，从而提升准确性与科学性，推动档案管理工作更合理、高效地发展。

2档案信息化管理系统面临的挑战

2.1技术层面的难题​

档案数据增长速度很快，传统存储设备很难容纳海量数据，且数据的读取速度也不能实现实时处理需求，系统响应经常出现卡顿迟缓。而且复杂的数据类型，比如音频、视频档案，如何高效解析、分类这些非结构化数据是传统档案系统的最大困扰。同时，不同厂商提供的智能化与大数据技术产品，在接口标准、数据格式等方面也存在差异，将有差异的数据集成到档案管理系统时，常出现兼容性故障，影响系统整体性能与稳定性，阻碍技术优势的充分发挥。​

2.2数据安全与隐私保护困境​

网络安全是不得不面临的问题，黑客的攻击手段层出不穷，一旦通过漏洞入侵系统，就有窃取或篡改重要档案信息的风险，而且内部人员的误操作或违规行为，也会导致数据泄露。随着云计算等技术的应用，数据可以存储在云端，加强数据监管的难度。档案中还会包含大量个人敏感信息，有时候在进行数据的收集、整合与分析时，可能因为无法精准界定隐私边界而造成泄露。但是，现有法律法规在面对新兴技术带来的隐私问题时，具有一定的滞后性，使得隐私保护在法律层面缺乏足够支撑，给档案信息化管理的数据安全与隐私保障带来挑战。

2.3人员素质与管理体制的制约​

档案管理人员已经习惯于传统的管理模式，面对智能化与大数据技术，常会出现各种困扰，对新技术的原理、操作方法一知半解，很难讲技术有效运用于系统功能中。例如，在利用大数据分析挖掘档案价值时，由于缺乏数据分析的能力，导致得出的结论没有价值。还有繁琐的体制流程也法适应信息化管理的高效需求。各部门之间缺乏统一标准规范，数据格式、分类混乱，且信息流通不畅，缺乏有效的协同机制，不同部门在档案管理上各自为政，也严重阻碍了档案信息化管理系统整体效能的发挥。​

3档案信息化管理系统构建策略

3.1技术架构的优化设计​

采用微服务架构，可以把系统拆分为多个独立的服务模块，每个模块只负责特定业务功能，实现灵活扩展与高效维护。在关键技术的选型上，人工智能技术用于档案内容智能识别与分类，能极大提升处理效率；而物联网则可以助力档案实体全方位监控与管理；云计算提供弹性存储与强大计算能力，满足海量数据存储与复杂运算需求；大数据技术则负责高效数据处理与深度挖掘，精准提取有价值信息，为档案管理决策提供有力支撑。​

3.2数据安全与隐私保护体系建设​

加密技术可以有效保护敏感档案数据，确保传输与存储安全，即使数据被截获也很难再短时间内破解。访问控制通过严格权限管理，限定不同人员对数据的访问级别，防止越权操作。定期备份恢复机制也能应对数据丢失风险，在系统故障或遭受攻击时快速恢复数据。而在隐私保护方面，可以制定详细隐私政策，明确数据收集、使用、共享规则，保障用户权益。对涉及个人隐私的档案数据进行匿名化处理与脱敏操作，去除可识别个人身份信息，在合理利用数据的同时有效保护隐私，让档案信息化管理在安全合规轨道上运行。​

3.3人员素质提升与管理体制创新​

对所有技术人员进行针对性培训，培训中要讲智能化与大数据的基础知识、系统操作技能、数据安全意识等内容进行传达，同时还要注重实践的演练。鼓励管理人员参与实践项目，在实战中积累经验，更好地将技术融入日常工作。优化档案管理流程，简化繁琐环节，提升工作效率将管理流程变得简单明了。建立统一标准规范，确保档案数据格式、分类、存储等的一致性。加强部门协同，促进档案信息在不同部门间顺畅流通与共享，充分发挥档案信息化管理系统的整体效能，推动档案管理工作向智能化、高效化迈进。

结语：

智能化与大数据可以提高档案管理的效率与规范性；还能精准洞察用户需求，让档案资源更好地服务大众；同时领导人员借助大数据挖掘与智能化分析，能为资源配置、政策制定和流程优化提供科学依据。本文分别从机遇、挑战、策略三方面分别论述，为全面提升智能化与大数据在档案信息化管理系统中的科学应用提供指导。

参考文献：

[1]张美莲.高职院校人事档案信息化管理需求及实践路径分析[J].中国管理信息化，2024，27（10）：193-195.

[2]陆爱群，金水萍.图书资料档案信息化管理研究[J].黑龙江档案，2024（01）：213-215.