摘要：随着数字化技术的持续发展，包含高校在内的相关单位正处于档案管理数字化转型的关键阶段，然而高校学籍学历管理数字化转型之路却面临制度建设、数据利用深度、安全管理等方方面面的严峻挑战，当下学术界对 高校学籍学历管理数字化转型这一细分领域的研究内容较少。本研究立足于高校数字化转型的宏观背景，聚焦于高校学籍学历管理数字化转型，采用文献资料法、调查分析法、实践验证法等研究方法，探讨其必要性、现状与对策， 旨在为相关高校学籍学历管理数字化转型提供一定理论参考。重点围绕完善顶层设计、加强制度建设、加强技术应用、优化管理生态四个方面展开了详细分析。关键词：高校；学籍学历管理；信息化转型；转型路径

引言：

数字化学籍学历资料更易存储、检索、调阅、移交及备份，具有更强的存储与利用价值，切实推动高校学籍学历管理数字化转型，有着积极价值。高校实现学籍学历管理数字化转型已是现实迫切需求，转型路径需要从全局出发，进行系统性考量，在顶层设计、制度规范、技术应用以及生态建设等多方面加强设计，通过将数字化纳入高校整体战略，建立健全覆盖数据全生命周期的制度规范、实施精细化的流程标准，融合大数据、人工智能与区块链等关键技术，实现学籍数据的智能采集、核验、分析、存证与安全共享，加强人才支持、质量评估以及安全管理等。多措并举，才能充分发挥数字技术在学籍学历存储、利用等方面的优势，才能使高校学籍学历管理数字化转型高质量、可持续发展。

一、高校学籍学历管理数字化转型的必要性

（一）响应国家战略发展需求，技术可行成本可

2021 年中办国办发布《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）；2024 年国家档案局办公室又印发《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》（以下简称《方法》），为高校档案数字化资源建设提供战略导向，档案数字化管理已成为治理现代化的重要手段之一，高校推动学籍学历管理数字化转型，就是在响应这一战略发展需求。此外，随着包括云计算、云存储、大数据、AI 等技术在内的数字技术持续完善，高校学籍学历管理数字化转型的成本也逐渐下降、功能则更加丰富，比如云存储技术的应用成本持续下降，人工智能处理技术则能够显著提升了学籍学历档案信息化管理的效率，也让高校学籍学历管理数字化转型具有较高可行性 [1]。

（二）提升学籍学历存储质量，降低档案管理成本

高校学籍学历管理是高等教育办学治理的核心环节之一，事关高等教育公平公正，事关学生的切身利益，传统以纸质档案为主导的管理模式中，部分历史学籍资料濒临损毁或遗失，这不仅影响了学生的全面发展，更成为高校发展的瓶颈；并且，传统以纸质档案为主导的管理模式中，学籍学历档案存储、审查、归整、修缮等工作也需要耗费大量人力物力成本。推动高校学籍学历管理数字化转型，以电子档案的形式生成并存储学生入学、成绩、学历认证等关键信息，还可通过多副本存储、异地容灾备份及定期格式迁移等技术手段，实现学生学籍学历档案的永久性保存，从根源上杜绝学籍学历档案灭失风险；同时高校学籍学历管理数字化转型也能够减少学籍学历档案管理成本，高校可将人力、物力转向教学创新，提升教学影响力。

（三）发挥学籍学历治理价值，保障高校治理效率

从利用与服务维度看，高校包括学籍 车 对档案信息便捷服务、深度利用的需求持续激增，正在从“单一存储” 术的优势所在，因此，加快了高校学籍学历管理数字化转型。在利 索引技术等，进行内涵挖掘，切实了解学籍学历信息，从中捕捉关 例如，历史学籍信息经过 AI 分析，生成高校学籍学历模型，支持学校 学籍学历信息，构建学业预警系统，精准预判学生可能遭遇的学业困境与 风险 对存在 险 预警，引领他们改正不足，持续进步。

二、高校学籍学历管理数字化转型的现实难点

（一）数字化转型步伐较慢

部分高校的学籍学历管理数字化转型步伐较慢，仍停留在“重形式、轻实效”的层面，具体表现为：部分高校虽已搭建学籍学历管理相关电子系统，但系统功能单一滞后，仅能满足基础的数据录入与查询需求，缺乏数据共享、智能审核、数据分析等核心功能，同时，存量学籍学历数据的数字化转化进程缓慢，大量历史纸质学籍档案、学历证书存根、毕业生登记表等未能实现数字化转化。

（二）数字化管理制度缺位

部分高校高校未能及时构建与 相适配的管理制度，未能对学籍学历数字化管理工作制定明确的操作准则和规范流程 理状态。例如，在学籍异动数据采集环节，因缺乏统一的数字化录入规范，不同部门 人员 入的学籍异动数据格式不一、字段缺失，导致高校跨部门之间难以有效的关联分析与共享复用。这意味着学籍学历数字化转型工作仍有很大的发展空间。

（三）数字化管理人才匮乏

学籍学历管理数字化转型对学籍学历管理人员的数字素养提出了更高的要求，包括数据处理工具应用、数字化系统运维、网络安全防护、数据分 但当前部分高校的学籍学历管理队伍难以满足这些要求，当前多数高校的学籍学历管理人才为档 型人才，对 OCR 识别、大数据分析、人工智能应用等前沿技术的掌握程度较低，难以熟练操作数字化管理系统，难以支持高校学籍学历管理数字化转型工作[2]。

（四）数字化安全存在短板

数字化转型面临多重风险挑战，其中计算机网络安全风险是关键之一，高校的学籍学历信息涉及学生个人隐私、高校办学资质、教育公平等，其安全性是数字化转型的底线要求，但在开放的数字化环境中，数据泄露、篡改、丢失等风险显著增加，严重伤害学生隐私。现实情况显示，部分高校的学籍学历数字化管理系统缺乏必要的安全防护技术，没有部署先进的防火墙、入侵检测与防御系统、数据加密设备等，对网络攻击、病毒入侵等外部威胁的抵御能力较弱；同时，部分管理人员的安全意识淡薄，存在密码管理不严、违规传输数据、操作流程不规范等问题，进一步增加了安全风险。

三、高校学籍学历管理数字化转型的实践路径

（一）完善顶层设计，推进高校学籍学历管理数字化转型步伐高校学籍学历管理数字化转型是一个系统性工程，需要完善顶层设计，才能使其高质量、可持续发

首先需进行系统规划，需要将学籍学历管理数字化转型纳入高校整体战略规划之中，列为优先发展事项。传统模式中，学籍学历管理部门往往边缘化，因为资金支持不足、地位低下，导致硬件老化、人才流失，新时期推动高校学籍学历管理数字化转型，则需要加大建设资金支持、提升学籍学历管理部门的整体地位。例如，高校设立学籍学历管理数字化转型专项预算，用于硬件采购、软件开发、档案转化和人才培养等事项，支持学籍学历管理工作顺利完成数字化转型[3]。

其次要制定转型计划，高校需明确学籍学历管理数字化转型的覆盖范围和功能导向，学籍学历管理数据应涵盖学生入学记录、成绩单、学位证书、异动信息（如转专业）等，高校可进行需求调研和优先级排序，初期聚焦高价值学籍数据（如核心成绩单、学位档案）的数字化，再逐步扩展至多媒体资源（如入学面试视频），稳健推进学籍学历管理数字化转型。

最后要加强数据挖掘，高校可加强挖掘学情数据，提升学籍学历数字化管理利用价值，为学校历史研究、学科发展评估、管理决策、学业干预提供数据支撑。例如，高校可通过数据挖掘算法分析学籍异动规律、学历授予趋势、学生学业发展轨迹等，为高校招生计划调整、人才培养方案优化、学籍管理政策制定提供数据支撑；此外，可制定“学业预警”系统，促使相关教师客观、全面地了解学生学业现状，精准预判学生可能遭遇的学业困境与风险，对存在学业风险的学生进行预警，解决他们的学业困境。

（二）加强制度建设，保障高校学籍学历管理数字化转型质量

制度与流程建设是保障高校学籍学历管理数字化转型质量的核心要素，学籍学历档案的真实性、完整性、时效性等，直接关系到教育公平、学生权益及高校管理效能，必须以健全的制度体系和严密的流程管控为学籍学历管理数字化转型筑牢质量根基。

首先需要明确学籍学历数字化管理的操 历信息的生成采集、录入核验、存储归档、查询利用、变更注销、 也包括学籍学历数据的格式模板、内容框架、确认基础、载体规格 大环节的操作准则和规章制度，确保各项工作有章可循、有据可 。例如，在学生电子学籍学历信息的查询利用环节，高校学籍 的查询权限、审批流程与使用范围，既要保障师生合理的查询需求，又要 生的学籍学历信息泄露与滥用[4

其次需要明确学籍学历数字化管理的 门需要实施学籍学历信息全生命周期的闭环流程管控，将质量控制贯 前期规划与风险预判，高校学籍学历管理部门结合高校办学规模 转型实施方案，明确各阶段目标任务与质量标准，从源头上规避因 质量隐患；在过程管控层面，倡导对各类学籍学历原始数据实行 双人复核、 ，建立详细的操作日志与质量台账，并且将各项工作分解到具体部门、具体人员，实现全程可追溯、问题可倒查、责任可追究。

最后需要明确学籍学历数字化管理的协同制度，基于相对统一的电子学籍学历信息格式，消除数据“孤岛”与格式壁垒，进一步打通各部门之间的信 息壁垒，促使学籍学历管理与教务、科研、人事、资产、学工等核心业务系统的深度集成，例如打通教务系统与学籍学历系统，在业务系统中生成的数据进行综合规划，将教学战略规划与教学实际成果放在一个层面上进行分析，强化学籍学历档案的价值[5]。

（三）加强技术应用，有序实施高校学籍学历管理数字化转型高校需以系统思维规划技术架构，搭建数字基座，融合智能内核，在存量数据转化、增量数据采集、智能

管理应用等关键环节进行有效应用。

首先，持续落实存量学籍学历数据数字化转化工作，高校学籍学历管理部门对于纸质学籍档案、学历证书存根、毕业生登记表等实体材料，利用高精度专业扫描仪、自动进纸扫描设备，结合OCR（光学字符识别）技术与图像优化技术等，将过去纸质学籍学历档案进行数字化采集，使其转化为电子学籍学历档案。在转化顺序上，优先对利用频率高的毕业生学历信息、在校生学籍变动记录、关键审批材料等数据进行数字化转化，再逐步转化历史久远、利用需求较低的存量学籍学历数据。

其次，持续落实增量学籍学历数据采集与处理环节，高校应全面引入智能化技术工具，构建“自动化、无感化、精准化”的数据采集体系，充分 技术 ）技术、AI（AI 图像识别、分类、目标检测）等技术，对新生录取通知 明文件进行扫描识别，自动提取学生姓名、身份证号、录取专业、报到 例如在学籍注册环节，通过人脸识别技术完成学生身份验证，与公安 注册的真实性；在学历证书电子注册环节，借助图像目标检测技术识别证书编号、防伪水印等关键信息，自动完成与学信网数据的校验对接 [6]。

最后，持续完善学籍学历智能管理与技术服务工作，高校可深度融合大数据、人工智能、区块链等前沿技术，推动学籍学历管理从“数字化”向“智能化”“智慧化”升级。例如，利用AI 技术解析异动申请理由的合理性，通过图像比对技术核实证明材料的真实性，大幅度降低人工审核的压力，提升学生学籍学历异动申请审批的效率与准确性。再如，构建“学历通行证”功能，可一键生成学生学籍学历信息，具有较高的真实性与权威性，也支持生成式AI 定制英文版学历证明，满足留学/ 外企等差异化需求，该“学历通行证”可为学生、用人单位、教育主管部门提供可信的数据查询与核验渠道。

（四）优化管理生态，为高校学籍学历数字化转型提供支持

高校加强组织与人才建设、质量监控、安全管理等工作，能够为学籍学历管理数字化转型提供强有力支持促使其高质量、可持续发展。

首先，在人才队伍建设方面，高校需打造一支“懂管理、通技术、精业务”的复合型学籍学历管理数字化人才队伍，需要打破传统人才招聘局限，重点引进具备教育管理知识、数据分析能力、信息技术素养的青年专业人才，改善档案管理队伍老龄化现状。在人才培养方面，高校定期开展学籍学历数字化转型培训课程，针对不同岗位人员制定差异化培训方案，重点对学籍管理系统运维、数据处理工具应用等数字化实操技能展开培训，确保相关人员能够精准应对技术应用中的各类问题[7]。

其次，在质量监控方面，高校可对学籍学历数字化转型的质量进行阶段性评估，组建由教育管理专家、信息技术专家、档案管理专家等构成的专业评估审计团队，或委托第三方专业机构，对高校学籍学历数字化转型的质量进行评估，如对电子学籍学历信息的内容完整性、格式规范性、信息准确性、资源利用率、系统功能性、服务效能感（学生体验）等进行全面评估，分析高校学籍学历数字化转型中的堵点与难点问题，及时解决，形成“评估—反馈—整改—再评估”的良性循环[8]。

最后，在安全管理方面，高校学籍学历管理部门需要加强对电子学籍学历的网络安全管理，积极部署新一代防火墙，搭建“本地存储+ 云端备份+ 异地容灾”的三级数据备份体系，防范数据丢失风险；同时，建立操作日志审计制度，对数据的录入、修改、查询、删除等操作进行全程记录，实现操作行为可追溯、责任可追究，确保学籍学历这一敏感信息在整个生命周期内的保密性。

四、结语

本研究详细阐述了高校学籍学历管理数字化转型的实践路径，制定了涵盖“战略 - 制度 - 技术 - 生态”四位一体框架，提出完善顶层设计，推进高校学籍学历管理数字化转型步伐；加强制度建设，保障高校学籍学历管理数字化转型质量；加强技术应用，有序实施高校学籍学历管理数字化转型；优化管理生态，为高校学籍学历数字化转型提供支持的具体措施，以供参考。

参考文献：

[1] 陈良 , 黄梦璇 , 刘昕彤 . 智慧校园建设对高校档案信息化管理的影响与实施路径 [J]. 黑龙江案 ,2024,(01):147-149.

[2] 韩冬越 . 基于“互联网 +”背景的高职院校学籍数字化管理研究 [J]. 大学 ,2025,(01):16-19.

[3] 李月 . 高校学籍档案资源数字化实践与思考——以杨凌职业技术学院档案馆为例 [J]. 杨凌职业技术学院学报 ,2024,23(04):42-45.

[4] 李娟 . 数字化趋势下高校学籍档案管理策略与趋势 [J]. 兰台内外 ,2022,(35):16-18.

[5] 朱雯姝, 詹亚力, 夏阳. 数字化战略行动下研究生学籍管理体系的构建与实践——基于中国石油大学( 北京 ) 研究生学籍系统建设 [J]. 高教论坛 ,2025,(10):114-118+124.

[6] 李帅 , 刘哲 . 基于 ISO 9000 的高校学籍档案数字化平台质量管控研究 [J]. 中国品牌与防伪 ,2025,(16):145-147.

[7] 郭雯婧. 信息技术电子化背景下高校学籍档案的管理与利用[J]. 新乡学院学报,2024,41(08):70-72.

[8] 耿巍娜 , 刘永 , 赵逢达 , 等 . 高校学籍管理数字化建设探索与实践——以燕山大学为例 [J]. 教学研究 ,2025,48(04):87-92.

朱翀楠（1989-2），女，吉林长春人，汉，硕士研究生，研究方向: 学历学位管理